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Points clés à retenir
- Un calcul local sans stockage échappe au RGPD, pas un logiciel avec comptes.
- Définir une finalité et minimiser les données avant de choisir l’outil.
- Ne jamais réutiliser un badge d’accès pour contrôler les horaires.
- Conserver les décomptes 1 an, 3 ans en forfait, puis purger.
- Biométrie et géolocalisation sont disproportionnées pour le seul pointage.
Une calculatrice d’heures est-elle concernée par le RGPD ?
Une calculatrice d’heures relève du RGPD dès qu’elle traite des données se rapportant à une personne identifiée, ce qui est le cas de tout outil qui enregistre le nom, les horaires ou les absences d’un salarié. Un simple calcul local, sans compte ni stockage, reste en dehors du sujet.
La frontière est donc technique. Tout dépend de ce que l’outil conserve, et où.
Les données traitées
Dans un outil de suivi, on retrouve l’identité du salarié, ses heures d’arrivée et de départ, ses pauses, ses absences et ses identifiants de connexion. Chacune de ces informations est une donnée personnelle, même si elle paraît banale.
Calcul local ou logiciel avec stockage
Une page web qui additionne des heures dans le navigateur, sans rien envoyer à un serveur, ne collecte rien. En revanche, un logiciel de pointage avec comptes, historique et export constitue un traitement de données à part entière.
L’employeur, responsable de traitement
C’est l’employeur qui décide de la finalité et des moyens du traitement. Il porte donc la responsabilité de la conformité, même si l’éditeur du logiciel héberge les données en tant que sous-traitant. Les sanctions peuvent atteindre 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial pour les manquements les plus graves, selon le RGPD rappelé par la CNIL. Ce plafond reste théorique pour une PME de bonne foi, mais il rappelle que le sujet se documente.
Définir une finalité et ne collecter que les données utiles
Avant de choisir un outil, j’écris en une phrase à quoi il sert. Les finalités légitimes sont le décompte du temps de travail, la paie, le respect des repos et la gestion des absences.
Minimiser les champs
Je garde uniquement ce qui sert ces finalités :
- nom ou matricule, service, horaires, pauses, motifs d’absence ;
- pas de photo, pas de localisation, pas de commentaire libre sur le comportement du salarié.
Ne pas détourner le contrôle d’accès
Les données d’un badge d’accès aux locaux ne doivent pas servir à surveiller les horaires. Ce sont deux finalités distinctes, et la CNIL les traite séparément. Si je veux contrôler le temps de travail, je mets en place un dispositif prévu pour cela.
Choisir une calculatrice d’heures compatible RGPD
Aucun logiciel n’est « conforme » en soi. Il l’est selon la façon dont l’employeur le paramètre. Voici la matrice que j’utilise pour comparer les outils :
| Fonction | Donnée concernée | Garantie attendue |
|---|---|---|
| Saisie | Horaires, pauses | Champs limités au strict nécessaire |
| Stockage | Historique des temps | Hébergement connu, localisation des données précisée, contrat de sous-traitance |
| Comptes | Identifiants | Droits par profil, authentification multifacteur |
| Journalisation | Consultations, modifications | Traçabilité sans surveillance excessive |
| Export paie | Totaux d’heures | Données réduites, transfert sécurisé |
Pour un besoin ponctuel, un outil qui calcule dans le navigateur suffit souvent. Une calculatrice heure en ligne gratuite convient pour vérifier un total, à condition de ne pas y saisir de données identifiantes.
Le chiffrement seul ne règle rien. Je regarde d’abord qui peut ouvrir quoi, et ce qu’il reste dans l’export envoyé au gestionnaire de paie.
Informer les salariés avant le déploiement
L’information précède la mise en service. Je ne compte pas sur le consentement du salarié, qui n’est pas une base légale automatique dans une relation de subordination. Le traitement repose sur une obligation légale ou un intérêt légitime, à documenter.
Chaque salarié doit connaître :
- la finalité du traitement et sa base légale ;
- les destinataires des données ;
- la durée de conservation ;
- ses droits et la manière de les exercer.
Le support peut être une note de service, la charte informatique ou une politique de confidentialité RH. Selon le contexte, les représentants du personnel sont informés ou consultés. J’indique aussi un contact clair, DPO ou référent, avec une procédure simple pour exercer ses droits.
Encadrer les horaires, pauses et heures supplémentaires
Un outil compte le temps de travail effectif, donc les pauses déduites. Il ne devient fiable que si ses règles correspondent à votre convention collective ou à vos accords.
Les seuils à paramétrer, d’après Service-Public.fr :
- 35 heures par semaine, soit 151,67 heures par mois, pour un temps plein ;
- 1 607 heures par an pour les dispositifs annuels ;
- 10 heures par jour, sauf dérogations encadrées ;
- 48 heures sur une même semaine, plafond absolu ;
- 44 heures en moyenne sur 12 semaines consécutives ;
- 20 minutes de pause consécutives après 6 heures de travail.
Je distingue trois usages. Le calcul indicatif aide le salarié, le décompte légal engage l’employeur, et la préparation de la paie applique majorations et RTT. Les règles conventionnelles se règlent avant les majorations, pas après.
Organiser la conservation, l’archivage et la suppression
La base active ne garde que ce qui sert à la gestion courante des temps. Le reste passe en archivage intermédiaire, dans un espace séparé, avec un accès exceptionnel et tracé.
Les repères du référentiel RH de la CNIL publié en 2026 :
- 1 an pour les décomptes mensuels, le temps des contestations éventuelles ;
- 3 ans pour les salariés en convention de forfait ;
- 5 ans après le départ du salarié dans certains contextes de contrôle des horaires ;
- 3 mois pour la journalisation d’un contrôle d’accès.
Je programme une purge ou une anonymisation automatique et je revois ces réglages une fois par an. Une base qui ne se vide jamais devient un risque.
Badgeuse, géolocalisation et biométrie : les limites à ne pas franchir
Un badge, un code ou une simple déclaration d’horaires suffisent le plus souvent. Badgeuse ne veut pas dire biométrie, et c’est une confusion fréquente.
La photo systématique, la géolocalisation permanente et la biométrie sont disproportionnées pour le seul pointage. La biométrie ne se justifie que pour sécuriser l’accès à une zone sensible, et jamais pour compter des heures.
Si un recours à ces techniques est envisagé, il faut une analyse d’impact (AIPD), une sécurité renforcée et la trace écrite des alternatives étudiées.
Mettre en place une calculatrice d’heures conforme : checklist opérationnelle
Voici l’ordre que je suivrais dans une PME :
- Cartographier les données, les utilisateurs, les destinataires et les flux vers la paie.
- Inscrire le traitement au registre des activités de traitement.
- Tester les habilitations, les exports et la purge.
- Prévoir la procédure en cas de violation de données.
- Réévaluer les réglages à chaque évolution des contrats ou des accords.
Cette routine tient sur une page et protège autant l’entreprise que les salariés. C’est ainsi que je rends une calculatrice d’heures conforme au RGPD dans la durée. 🔧
Questions fréquentes
Combien de temps conserver les données de pointage des salariés ?
Le référentiel RH de la CNIL fixe 1 an pour les décomptes mensuels et 3 ans en cas de convention de forfait. Un repère de 5 ans après le départ existe dans certains contextes de contrôle des horaires.
Une badgeuse biométrique est-elle autorisée pour contrôler les horaires ?
Non, elle est disproportionnée pour le seul contrôle des horaires. La biométrie est réservée à la sécurisation d’un accès sensible, avec une AIPD et des garanties renforcées.
Peut-on utiliser les données d’une badgeuse d’accès pour vérifier les heures de travail ?
Non. Les données d’accès aux locaux ont une finalité de sécurité et ne doivent pas être réutilisées pour surveiller les horaires. Il faut un dispositif distinct, déclaré et connu des salariés.
